В архівному відділі організовують виконання запитів юридичних та фізичних осіб, в яких зазначаються найменування організації, її місцезнаходження (фактична поштова адреса), контактний номер телефону, адреса електронної пошти (для юридичної особи), прізвище, власне ім’я, дата та місце народження (якщо інформація необхідна для виконання запиту), місце фактичного проживання, поштовий індекс національного оператора поштового зв’язку або номер поштового відділення оператора поштового зв’язку, за наявності адреса електронної пошти та контактний номер телефону (для фізичної особи), тема (запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації. Для підготовки архівних довідок про підтвердження трудового стажу та про заробітну плату до запиту додається копія трудової книжки (за наявності та за згодою фізичної особи).
Усі запити, що надійшли до архіву (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі), підлягають обов’язковому розгляду за винятком анонімних запитів. Анонімним визнається запит без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.
Керівництво архівного відділу здійснює особистий прийом громадян із соціально-правових питань у порядку, визначеному та затвердженому наказом начальника архівного відділу.
Першочергово виконують запити осіб, які мають встановлені законодавством пільги.
Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів строк його виконання становить п’ятнадцять днів з дати реєстрації.
Строк виконання продовжують за рішенням керівницва архівного відділу, про що обов’язково інформують заявника.
Виконання запитів юридичних осіб здійснюють у строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті.
Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.
Непрофільний запит впродовж п’яти днів з дати його реєстрації в архівному відділі пересилають за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформують заявника або письмово надають йому відповідні рекомендації.
Архівні довідки видаються заявникам або уповноваженим ними особам за умови пред’явлення паспорта під розписку на копії документа або довідки. Уповноважені особи при одержанні документа пред’являють також нотаріально засвідчену довіреність.
Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання архівних довідок судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали документи на зберігання, здійснюється БЕЗОПЛАТНО.
УВАГА!
Запити та звернення приймаються як начальником архівного відділу
(м. Ізмаїл, просп Незалежності, 62, каб.105) так і за місцем знаходження архівних документів (м.Кілія, вул. Миру, 63 та м.Рені, вул. Вознесенська, 159)
– на особистому прийомі
– укрпоштою на вищезазначені адреси
– на E-mail: arhivrda@izmail.odessa.gov.ua