Актуальним питанням взаємовідносин між нотаріусом та фізичними і юридичними особами (далі – особи) є видача копій документів із будь-яких справ (нарядів), що знаходяться на зберіганні в архіві нотаріуса, який є власністю держави відповідно до ч.5 ст. 14 Закону України «Про нотаріат» від 02.07.1993 року (із змінами та доповненнями),(далі – Закон).
З цього приводу виникають питання правової можливості нотаріального засвідчення вірності копій документів, що не подаються особами, а перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності, в тому числі викладених без використання спеціальних бланків нотаріальних документів.
Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У даній нормі вказаний лише суб’єктний склад та об’єкт таких правовідносин, а правова реалізація даних питань в аспекті правил ведення нотаріального діловодства не визначена. Законодавством не врегульований загальний порядок засвідчення копій з оригіналів документів, які не подаються особами для їх засвідчення, а зберігаються у справах нотаріуса.
«Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України», затверджений наказом Міністерства юстиції України 22.02.2012 № 296/5 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22.02.2012р. за №282/20595 передбачає, що засвідчення вірності копій документів і витягів з них здійснюється нотаріусом за усним зверненням заінтересованої особи. Необхідно, щоб такий документ реально існував, відповідав вимогам закону, мав юридичне значення та засвідчення вірності копії документа не заборонено законом.
Нотаріус має право нотаріально засвідчити копію документа із своїх справ. Вимоги закону при цьому порушені не будуть. Однак, слід звернути увагу, що таку копію нотаріус може видати лише особі, яка вчинила цю нотаріальну дію або особі, щодо якої вчинялась нотаріальна дія, не допускаючи порушення дотримання нотаріальної таємниці.
Розглянемо питання можливості видачі копії документа із своїх справ, якщо примірник документа, що зберігається у справах нотаріуса (наприклад, примірник договору) викладений без використання спеціального бланку нотаріальних документів.
На практиці існують непоодинокі випадки, коли продавцю може знадобитися копія договору купівлі-продажу для підтвердження факту володіння в минулому певним нерухомим майном. Як правило, нотаріус складає договір у двох примірниках, один з яких, викладений на спеціальному бланку нотаріального документа, видається покупцеві, а другий – залишається у справах нотаріуса. Відмова нотаріуса з посиланням на те, що примірник, який зберігається у справах нотаріуса, викладений не на спеціальному бланку нотаріальних документів, не правомірна. У даному випадку немає жодних правових підстав для відмови у видачі копії з документа, що зберігається у справах нотаріуса.
Оскільки документ викладений не на спеціальному бланку нотаріальних документів, пропонується нотаріусу такий порядок дій:
по-перше, особі, яка звернулася до нотаріуса щодо видачі копії, яка не викладена на спеціальному бланку нотаріальних документів необхідно надати письмовий запит з проханням видати копію із справ нотаріуса;
по-друге, нотаріус повинен з’ясувати, чи має право особа отримати копію з архіву нотаріуса відповідно до переліку осіб, передбачених ч.5 ст.8 Закону України «Про нотаріат»;
по-третє, якщо мова йде про вчинення нотаріальної дії щодо засвідчення вірності копії з оригіналу документа, то нотаріусу необхідно встановити особу учасника, який звернувся за вчиненням нотаріальної дій. Якщо такий запит надісланий поштою або переданий іншою особою, копія не може бути засвідчена в нотаріальному порядку.
Таким чином, питання видачі копії документу зі справ нотаріуса може бути реалізоване у наступний спосіб: на письмовий запит особи нотаріус надає відповідь з посиланням на таку копію, як на додаток. Вказані документи мають бути прошиті, пронумеровані та скріплені печаткою нотаріуса.
У такий спосіб можна видати і інші документи із справ нотаріуса, не обов’язково засвідчувати копії в нотаріальному порядку.
З огляду на викладене, видача копії документів зі справ нотаріуса можлива шляхом вчинення нотаріальної дії – засвідчення вірності копії з оригіналу документа або без вчинення нотаріальної дії у спосіб, вказаний вище. Це питання повинно вирішуватися в кожному конкретному випадку окремо. Обидва випадки видачі копій документів зі справ нотаріуса є правомірними, при цьому необхідно дотримуватися загальних правил засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і витягів з них, установлених законодавством.